Sygnaliści

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W ZURAD SP. Z O.O. (SYGNALIŚCI)

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), w ZURAD sp. z o.o. przyjęto do stosowania „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ZURAD sp. z o.o.” (dalej „Procedura”).

Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, a także zasady podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa (sygnalistów).

Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w zakresie naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w ZURAD sp. z o.o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

Procedura ma na celu:

1. wprowadzenie kompleksowej regulacji określającej zasady przyjmowania i rozpoznawania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w ZURAD sp. z o.o.;
2. stworzenie i zagwarantowanie mechanizmów powiadamiania o występujących istotnych nieprawidłowościach związanych z naruszeniem prawa;
3. eliminowanie i ograniczanie ryzyka wystąpienia przypadków naruszenia prawa na wszystkich poziomach organizacyjnych ZURAD sp. z o.o.;
4. ochronę ZURAD sp. z o.o. poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa;
5. ochronę osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów).

Wszelkie informacje na temat osoby zgłaszającej naruszenie oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, mają charakter poufny.

Sygnalistą, a więc osobą, która informuje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, może być, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy:  pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie w sytuacji, gdy osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

Procedura nie ma zastosowania do zgłoszeń przesyłanych anonimowo. Zgłoszenia anonimowe pozostaną bez rozpoznania i w odniesieniu do nich nie zostaną podjęte działania określone w Procedurze.

Naruszeniem prawa podlegającym zgłoszeniu jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.

Kanały zgłaszania naruszeń

Sygnalista może dokonywać zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów zgłoszeń:

1. pisemnie na adres do korespondencji: Komisja ds. Etyki, ZURAD sp. z o.o. ul. Stacyjna 14, 07-300 Ostrów Mazowiecka,
2. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku sygnalisty o taką formę zgłoszenia wewnętrznego.

W przypadku dokonywania zgłoszenia wewnętrznego w sposób o którym mowa w punkcie 1 powyżej oraz składania wniosku, o którym mowa w punkcie 2 powyżej zgłoszenie lub wniosek należy przekazać na piśmie w zaklejonej kopercie z dopiskiem „ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE – NIE OTWIERAĆ” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie zaadresowanej zgodnie z wytycznymi określonymi w punkcie 1 powyżej bez oznaczania kopert danymi osobowymi sygnalisty (nadawcy).

Za zgodą sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne ustne, o którym mowa w punkcie 2 powyżej będzie dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy lub spotkania przez jego podpisanie.

Wzór zgłoszenia wewnętrznego

Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Przewodniczący Komisji ds. Etyki powoływany w drodze odrębnego zarządzenia Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego Spółki.

Podmiotem obowiązanym i upoważnionym do podejmowania działań następczych jest Komisja ds. Etyki powoływana w drodze odrębnego zarządzenia Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego Spółki. Czynności, o których mowa powyżej Komisja ds. Etyki wykonuje z należytą starannością.

Działania następcze

Sygnalista zostaje poinformowany o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.

Informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz wskazuje środki, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać informację zwrotną.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Ochrona polega w szczególności na:

1. zapewnieniu poufności danych, w tym danych osobowych;
2. udziale w procesie rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
3. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z dokonywaniem zgłoszeń wewnętrznych

1. Administratorem danych osobowych zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie jest ZURAD sp. z o.o. z siedzibą w Ostrowi Mazowieckiej (07-300) przy ul. Stacyjnej 14.
2. Dane osobowe zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w ZURAD sp. z o.o., oraz przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami RODO.
3. ZURAD sp. z o.o. po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez ZURAD sp. z o.o., przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Zapoznaj się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w ZURAD sp. z o.o. w związku z dokonywaniem zgłoszeń wewnętrznych:

Klauzula informacyjna w związku z dokonywaniem zgłoszeń wewnętrznych w ZURAD sp. z o.o. (sygnaliści)