Sygnaliści

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W ZURAD SP. Z O.O. (SYGNALIŚCI)

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), w ZURAD sp. z o.o. przyjęto do stosowania „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ZURAD sp. z o.o.” (dalej „Procedura”).

Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, a także zasady podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa (sygnalistów).

Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w zakresie naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w ZURAD sp. z o.o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

Procedura ma na celu:

1. wprowadzenie kompleksowej regulacji określającej zasady przyjmowania i rozpoznawania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w ZURAD sp. z o.o.;
2. stworzenie i zagwarantowanie mechanizmów powiadamiania o występujących istotnych nieprawidłowościach związanych z naruszeniem prawa;
3. eliminowanie i ograniczanie ryzyka wystąpienia przypadków naruszenia prawa na wszystkich poziomach organizacyjnych ZURAD sp. z o.o.;
4. ochronę ZURAD sp. z o.o. poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa;
5. ochronę osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów).

Wszelkie informacje na temat osoby zgłaszającej naruszenie oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, mają charakter poufny.

Sygnalistą, a więc osobą, która informuje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, może być, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy:  pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie w sytuacji, gdy osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

Procedura nie ma zastosowania do zgłoszeń przesyłanych anonimowo. Zgłoszenia anonimowe pozostaną bez rozpoznania i w odniesieniu do nich nie zostaną podjęte działania określone w Procedurze.

Naruszeniem prawa podlegającym zgłoszeniu jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.

Kanały zgłaszania naruszeń

Sygnalista może dokonywać zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów zgłoszeń:

1. pisemnie na adres do korespondencji: Komisja ds. Etyki, ZURAD sp. z o.o. ul. Stacyjna 14, 07-300 Ostrów Mazowiecka,
2. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku sygnalisty o taką formę zgłoszenia wewnętrznego.

W przypadku dokonywania zgłoszenia wewnętrznego w sposób o którym mowa w punkcie 1 powyżej oraz składania wniosku, o którym mowa w punkcie 2 powyżej zgłoszenie lub wniosek należy przekazać na piśmie w zaklejonej kopercie z dopiskiem „ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE – NIE OTWIERAĆ” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie zaadresowanej zgodnie z wytycznymi określonymi w punkcie 1 powyżej bez oznaczania kopert danymi osobowymi sygnalisty (nadawcy).

Za zgodą sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne ustne, o którym mowa w punkcie 2 powyżej będzie dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy lub spotkania przez jego podpisanie.

Wzór zgłoszenia wewnętrznego

Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Przewodniczący Komisji ds. Etyki powoływany w drodze odrębnego zarządzenia Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego Spółki.

Podmiotem obowiązanym i upoważnionym do podejmowania działań następczych jest Komisja ds. Etyki powoływana w drodze odrębnego zarządzenia Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego Spółki. Czynności, o których mowa powyżej Komisja ds. Etyki wykonuje z należytą starannością.

Działania następcze

Sygnalista zostaje poinformowany o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.

Informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz wskazuje środki, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa jest przekazywana osobie zgłaszającej naruszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać informację zwrotną.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Ochrona polega w szczególności na:

1. zapewnieniu poufności danych, w tym danych osobowych;
2. udziale w procesie rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
3. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z dokonywaniem zgłoszeń wewnętrznych

1. Administratorem danych osobowych zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie jest ZURAD sp. z o.o. z siedzibą w Ostrowi  Mazowieckiej  (07-300) przy ul. Stacyjnej 14. 
2. ZURAD sp. z o.o., jako administrator danych osobowych, jest odpowiedzialna za bezpieczeństwo przekazanych danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa.
3. Dane osobowe zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w ZURAD sp. z o.o., oraz przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami RODO.
4. Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia oraz inne dane pozwalające na ustalenie jej tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za jej wyraźną zgodą i z zastrzeżeniem przypadków wskazanych w ustawie.
5. ZURAD sp. z o.o. uniemożliwia dostęp do danych osobowych zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym. Przetwarzanie danych osobowych tych osób przez osoby uprawnione do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń bądź podejmowania działań następczych w ramach procedury określonej w Procedurze odbywa się na podstawie pisemnego upoważnienia ZURAD sp. z o.o.
6. ZURAD sp. z o.o. po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez ZURAD sp. z o.o., przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono  działania  następcze  lub  po  zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. ZURAD sp. z o.o. stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające przechowywanie danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie, włączając w to, w odpowiednim przypadku, usunięcie z treści dokumentu lub innego nośnika informacji niezwłocznie po ich otrzymaniu wszystkich danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia.
9. Dane osobowe zgłaszającego, osób wskazanych w treści zgłoszenia i osoby, której zgłoszenie dotyczy są przetwarzane w celu:
   • przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia, a także podjęcia ewentualnych działań następczych (art. 6 ust. 1 c) RODO);
   • dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi ze zgłoszeniem lub podjęciem ewentualnych działań następczych lub też w związku z potrzebą wykazania określonych faktów mających w tym zakresie istotne znaczenie dla ZURAD sp. z o.o. (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
10. Dane osobowe nie będą wykorzystywane dla podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
11. Każdej osobie przysługuje prawo złożenia wniosku o: dostęp do swoich danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych), sprostowanie swoich danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienie swoich danych (w przypadkach określonych w RODO), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych – na zasadach określonych w RODO. Niezależnie od praw wymienionych wyżej każdej osobie w dowolnym momencie przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych, jeśli podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). ZURAD sp. z o.o. przestanie przetwarzać dane w celach objętych sprzeciwem, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla ZURAD sp. z o.o. ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub dane będą ZURAD sp. z o.o. niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Każdej osobie przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.
12. Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, dane osobowe mogą być przekazywane (oprócz osób upoważnionych przez ZURAD sp. z o.o.) innym podmiotom, w tym: podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z przepisami prawa, podmiotom przetwarzającym je w imieniu ZURAD sp. z o.o. (np. dostawcom usług technicznych i podmiotom świadczącym usługi doradcze lub prawne).
13. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących podmiotom danych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych można się skontaktować pod adresem administratora danych osobowych tj. ZURAD Sp. z o.o. z siedzibą w Ostrowi  Mazowieckiej  (07-300) przy ul. Stacyjnej 14.